3 lưu ý cơ bản để tổ chức sự kiện thành công

Hàng năm, một công ty phải tố chức tối thiểu là 2-3 sự kiện theo quy mô lớn hay nhỏ. Sự kiện nhỏ có thể kể đến tiệc sinh nhật, tiệc Giáng Sinh... Những sự kiện lớn hơn có thể kể đến Party Year End, Tiệc mừng nhận giải thưởng, Tiệc tri ân khách hàng... Công đoạn chuẩn bị thường tiêu tốn rất nhiều thời gian và sức lực của ban tổ chức. Vậy làm thế nào để tiết kiệm được thời gian tốt nhất mà vẫn mang lại hiệu quả tuyệt đối?


Chúng tôi cung cấp 3 lưu ý cơ bản để tổ chức sự kiện thành công để bạn tham khảo.
1. Xác định chính xác mục đích của sự kiện


Người có trách nhiệm tổ chức cần có câu trả lời chính xác cho những câu hỏi dưới đây:
- Mục đích, lý do tổ chức sự kiện là gì?
- Thời gian dự kiến là ngày nào?
- Số lượng khách mời dự kiến?
- Đối tượng tham dự?
Từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của công ty mình. Mỗi sự kiện đều có những yêu cầu đặc thù, vì thế khi xác định được chính xác mục đích đề ra sẽ giúp người chuẩn bị nhanh chóng xác định được hướng đi. Nếu không chốt được những câu hỏi phía trên, việc lên kế hoạch sẽ chịu rất nhiều ảnh hưởng.
2. Cần người lên kế hoạch có nhiều kinh nghiệm

Từ concept đã có, người tổ chức cần có proposal càng chi tiết càng tốt về sự kiện, sự kiện sẽ triển khai như thế nào, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả... Proposal cần được thực hiện bởi người có nhiều kinh nghiệm càng tốt, bởi vì trong quá trình thực hiện kế hoạch sẽ có những chênh lệch so với thực tế. Nếu không có chuyên viên tổ chức sự kiện lên kế hoạch, thì bạn cũng cần một người trong nghề kiểm tra lại.
Những sự cố thường gặp có thể kể đến: không gian tổ chức quá lớn/ nhỏ so với khách mời, âm thanh ánh sáng không đạt được yêu cầu như mong đợi, khách mời đến trễ/ về sớm, thời gian diễn ra sự kiện kéo dài hơn quy định...
3. Cần có chuyên gia xử lý rủi ro


Rủi ro là từ khiến cho nhiều người hoảng sợ, tuy nhiên hầu như các sự kiện đều có những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch, chỉ là mức độ lớn hay nhỏ. Và các chuyên gia là những người chuyên tổ chức sự kiện, ứng đối nhanh nhạy và biết cách xử lý ngay biến vấn đề từ có thành không.
Việc chuẩn bị tổ chức một sự kiện thường mất rất nhiều thời gian của công ty, vì thế thông thường các công ty lớn nhỏ đều thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện bên ngoài để đảm bảo chương trình sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch. Các công ty chuyên nghiệp như Vina Travel có thể đảm bảo được những điều sau đây cho một sự kiện:
- Đảm bảo không gian/ địa điểm tổ chức thích hợp.
- Đảm bảo âm thanh/ ánh sáng hiệu quả.
- MC và ca sĩ, người mẫu theo yêu cầu.
- Lên kế hoạch chương trình hấp dẫn, đặc sắc, mới lạ.
- Chi phí tiết kiệm tối đa (do chúng tôi có những đối tác lâu năm trong nghề).


Hãy gọi cho Vina Travel theo số hotline: 091 5555 105 - 0908 5555 79 để được tư vấn miễn phí. Hoặc bạn có thể đến địa chỉ của Vina Travel: 292/4 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P.8, Q.3, TP. Hồ Chí Minh trong giờ hành chính để được tư vấn trực tiếp!
Vina Travel hân hạnh được đón tiếp bạn!

Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển du lịch Thiên Nhiên Việt - Vinatravel
Add: 269 Phạm Ngũ Lão P.Bến Nghé, Q.1, Tp.HCM
Brance: 292/4 Nam Kỳ Khởi Nghĩa - P.8 - Q.3, Tp.HCM
ĐT: (08) 38 482 192 - Fax: (08) 38 481 395
Hotline: 0908 5555 79 - 091 5555 105
Email: info@vinatravel.com.vn

 

Tư vấn & Hỗ Trợ

Mr.Khoa

Events

0913 44 1080

Mr.Tú

Phòng hướng dẫn

0937 912 269

Ms.Hồng Chi

Phòng dịch vụ

0918 2345 18

Mr.Sơn

Dịch vụ xe du lịch

091 5555 105

Tra cứu thông tin Tour

Xuất phát
Điểm đến
Thời gian
Phương tiện
Khách sạn

Khách hàng thân thiết

  • Image 1
  • Image 1
  • Image 1
  • Image 1
  • Image 1
  • Image 1

Nhận xét khách hàng 2

Chúng tôi rất hài lòng với thái độ cũng như phong cách phục vụ của Hướng dẫn viên và chương trình tour du lịch của công ty. Chúng tôi hy vọng Quý công ty có tổ chức được nhiều chuyến đi thú vị hơn và ngày càng phát triển

Nhận xét khách hàng 1

Chúng tôi rất hài lòng với thái độ cũng như phong cách phục vụ của Hướng dẫn viên và chương trình tour du lịch của công ty. Chúng tôi hy vọng Quý công ty có tổ chức được nhiều chuyến đi thú vị hơn và ngày càng phát triển
https://www.embed-map.com

FACEBOOK FANPAGE